Przechowywanie archiwalnych recept w aptece

Recepta lekarska wraz z potwierdzeniem jej  realizacji polegającym na naniesieniu na dokumencie imienia i nazwiska osoby realizującej oraz złożeniu własnoręcznego podpisu przez tą osobę a także otaksowaniem, które zawiera informacje na temat wydanych leków oraz kosztów jakie w związku z tym poniósł pacjent jest dowodem na poprawnie wykonaną usługę, dlatego musi być przechowywana w aptece przez określony okres czasu w odpowiednich warunkach.   Po zrealizowaniu recepty w aptece musi ona trafić do archiwum. Nakaz taki nakłada Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 8 marca w sprawie recept lekarskich. Recepta musi być przechowywana w aptece do celów kontroli przez Inspekcję Farmaceutyczną oraz Narodowy Fundusz Zdrowia z którym apteka podpisała umowę  przez okres 5 lat, liczonych od zakończenia roku kalendarzowego, w którym nastąpiła refundacja.

Wspomniane rozporządzenie określa warunki przechowywania dokumentu:  „Druki recept przechowuje się w warunkach zapewniających należytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub kradzieżą.” Najlepiej zatem w lokalu apteki wydzielić osobne pomieszczenie do tego celu, które wyposażone będzie w odpowiednie regały, umożliwiające swobodny dostęp do dokumentów a jednocześnie zapewniające optymalne wykorzystanie przestrzeni. Archiwum musi być także odpowiednio zabezpieczone przed dostępem osób niepożądanych. Aby zapewnić płynny przepływ dokumentacji w aptece, najlepiej jest jeśli w archiwum znajdują się recepty z wyłączeniem ostatniego, niezamkniętego kwartału, pozostałe dokumenty najwygodniej  przechowywać w pomieszczeniach biurowych.

Informację na temat wydanych leków można umieścić bezpośrednio na recepcie lub też na osobnym dokumencie, który będzie przechowywany razem z receptą. Ten osobny dokument to najczęściej wydruk z kasy fiskalnej na termoczułym papierze. Jest to bardzo nietrwała forma naniesienia danych na papier, wydruki takie bardzo szybko blakną uniemożliwiając odczytanie naniesionych informacji. Aby tego uniknąć recepty wraz z otaksowaniem powinny być przechowywane w zaciemnionych pomieszczeniach o niskiej wilgotności i temperaturze.

Rozporządzenie określa także sposób ułożenia archiwizowanych recept. Porządek w dokumentacji jest niezwykle ważny ze względu na sposób przeprowadzanych kontroli, która może polegać np. na sprawdzeniu tylko recept wystawionych przez konkretnego lekarza. Taka wybiórcza kontrola dokumentów wymaga, aby do każdego dokumentu był szybki i swobodny dostęp. Recepty powinny być pogrupowane według dat ich realizacji i poukładane wg numerów nadanych im w aptece.  

W przypadku, kiedy dojdzie do kradzieży lub zniszczenia recept np. w wyniku pożaru lub powodzi należy natychmiast powiadomić Narodowy Fundusz Zdrowia o zaistniałym fakcie. Zgłoszenie takie musi zawierać okoliczności, w których doszło do zniszczenia dokumentów oraz zakres zniszczonych bądź też ukradzionych dokumentów.  

W przypadku, kiedy zezwolenie na zezwolenie na prowadzenie apteki zostało uchylone, cofnięte, stwierdzono jego wygaśnięcie albo nieważność, podmiot prowadzący aptekę jest zobowiązany pisemnie, w terminie 7 dni od dnia wystąpienia zdarzenia, powiadomić o miejscu ich przechowywania  oddział wojewódzki Narodowego Funduszu Zdrowia, który zawarł z tym podmiotem umowę na realizację recept oraz wojewódzkiego inspektora farmaceutycznego właściwego ze względu na adres prowadzenia apteki.

Autor: mgr farm. Arkadiusz Przybylski